10.09.2025 | Groß-Bieberau

MMS macht Gewährleistungsmanagement einfach

Das Gewährleistungsmanagement (GLM) stellt Bau- und Immobilienunternehmen immer wieder vor komplexe Herausforderungen. Tabellenkalkulationsprogramme oder manuelle Kommunikation stoßen schnell an ihre Grenzen. MMS sorgt über sämtliche Prozesse hinweg für eine saubere Nachweisführung und spürbare Entlastung der Verantwortlichen.

Große Verunsicherung

„Die juristischen Anforderungen an das GLM sind hochkomplex und sorgen in vielen Unternehmen für Verunsicherung. Klar ist, dass fehlende Dokumentationen zu Risiken bei Rechtsstreitigkeiten führen. Doch die manuelle Erfassung und Verfolgung der Prozesse ist aufwendig und das Fachwissen über juristisch korrekte Abläufe häufig gering“, sagt Claus Mink, Geschäftsführer der ProFM Facility & Project Management GmbH.

Manuelle Abläufe sind fehleranfällig

Noch immer läuft in vielen Unternehmen das GLM über Tabellenkalkulationsprogramme. Die Folge: Je nach Verantwortlichem variiert die Nachweisführung erheblich. Da mehrere Personen gleichzeitig die Tabellen bearbeiten, kommt es leicht zu Versionskonflikten und fehlender Synchronisation. Mangelanzeigen erfolgen noch immer häufig manuell und unstandardisiert per E-Mail oder Post. Da es keine automatisierten Fristerinnerungen gibt, ist das Risiko von Versäumnissen hoch.

GLM liegt in der MMS-DNA

Bereits seit 2012 ist die Abbildung aller Gewährleistungsprozesse fester Bestandteil von MMS. Das Tool der ProFM bietet eine umfassende Automatisierung von Fristen, Mängelverfolgung, Statusübersichten und der Dokumentation für Schadensfälle. Hinzu kommen erweiterte Module:

Ersatzvornahmen: Einholen und Dokumentieren von mehreren Angeboten, vollständige Verfahrensdokumentation

Einzelmaßnahmen: Standardisierte Bausteine für Ersatzvornahmen, Instandhaltungen und Budgetprozesse

Budgetierung: Anlage und Verwaltung von Instandhaltungsbudgets inklusive Budgetplanung

Bürgschaftsmanagement: Hinterlegung, Fortschreibung und Abschmelzen von Bürgschaften

Wartungsintegration: Einlesen von Wartungsberichten und Prüfung von Wartungspflichten

Transparenz und Kontrolle

Mit MMS erhalten Nutzer eine komplette Übersicht zu allen offenen Punkten, Fristabläufen und erledigten Vorgängen im GLM. Über die Snapshot-Funktion lässt sich jederzeit der aktuelle sowie der historische Projektstatus einsehen. Bei Ersatzvornahmen fordert das System automatisch drei Angebote an und erfüllt juristische Anforderungen wie Preisvergleich und Nachweisführung. Der gesamte Verlauf wird dokumentiert. Außerdem importiert MMS Wartungsberichte, erkennt KI-gestützt offene Aufgaben oder Mängel und prüft, ob eine Gewährleistung noch gültig ist. Auch das Bürgschaftsmanagement ist mit MMS ein Kinderspiel. So lassen sich Bürgschaftssummen ganz einfach hinterlegen. Das schrittweise Abschmelzen wird im System erfasst – inklusive Nachweisführung – und mit Einzelmaßnahmen und Budgets verknüpft.

„Durch offene Schnittstellen lässt sich MMS auch problemlos bei Kunden mit zahlreichen Liegenschaften einbetten. Derzeit arbeiten wir zudem an der automatisierten Kommunikation mit externen Prüfsystemen, etwa von TÜV und DEKRA. Dies wird sämtliche Prozesse künftig noch einmal deutlich erleichtern“, sagt Claus Mink.

Fazit

Die digitale Abbildung von Gewährleistungsprozessen in MMS schafft eine durchgängige, rechtlich belastbare und effiziente Lösung, die alle relevanten Aufgaben in einem System vereint: Ersatzvornahmen, Wartung, Bürgschaften, Budgetierung und Mängelverfolgung. Ergänzt durch KI-gestützte Automatisierung und flexible Schnittstellen entsteht ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen nachhaltig entlastet und rechtliche Risiken minimiert.

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