25.04.2024 | Groß-Bieberau

Catella Residential Investment Management GmbH setzt auf digitales Mängelmanagement mit MMS 

Fondsgründungen, Akquisitionen, Fonds- und Asset Management: Catella Residential Investment Management ist eine Tochtergesellschaft der in Stockholm ansässigen Catella Gruppe, und ihr Wohnimmobiliengeschäft umfasst Portfoliomanagement, Akquisitionen und Verkauf sowie Assetmanagement. CRIM verwaltet und berät mehrere Fonds und Mandate mit einem verwalteten Vermögen von über 7 Mrd. Euro in zehn europäischen Ländern. Catella Residential Investment Management hat 2007 seinen ersten europäischen Wohnimmobilienfonds aufgelegt. Darüber hinaus legte CRIM im Jahr 2013 den ersten spezialisierten pan-europäischen Student Housing Fund auf. 

Seit Anfang 2022 setzt der Investmentmanager auf die Mängelmanagement-Software mms. Die Verantwortlichen verzeichnen seitdem einen erheblichen Transparenz- und Qualitätsgewinn in der Verwaltung von Mängeln, mehr Rechtssicherheit sowie eine deutliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten. CRIM ist überzeugt von der Lösung und plant, die Nutzung weiter auszubauen. Künftig soll mms weitere Business Cases im Unternehmen abbilden. 

Ausgangssituation bei der CRIM 
CRIM betreut insgesamt rund 125 Objekte in Deutschland und arbeitet dabei mit fünf unterschiedlichen Hausverwaltungen zusammen. Bislang lief das Mängelmanagement ohne zentrale Software ab: Die Verwaltungen griffen zwar teilweise auf ihre jeweilige Einzellösung zurück, doch bestanden hierbei keine Sichtrechte oder Steuerungsmöglichkeiten seitens des Investmentmanagers. Der Prozess der Mängelerfassung gestaltete sich zeitaufwendig und enthielt zahlreiche Medienbrüche: Die Verwalter füllten ein Mangelmeldeprotokoll in Papierform aus, scannten es zusammen mit einem Foto ein und versendeten die Unterlagen als PDF-Datei. Die Administration fand in erster Linie via Tabellenkalkulationsprogramm oder E-Mail statt.  

Sichtbarer Qualitätsgewinn 
Dank mms kann CRIM nun deutschlandweit und dienstleisterübergreifend Mängel administrieren. Die Software stellt vollständige Transparenz her und ermöglicht, dass alle Beteiligten jederzeit mit dem gleichen Wissensstand arbeiten können, ohne den zeitaufwändigen, zusätzlichen Austausch an Informationen: Alles ist juristisch abgesichert und an einem Ort abrufbar. Auch die Analyse und Auswertung der Daten erfolgt zentral innerhalb der Lösung. Auf diese Weise reduzieren sich nicht nur Aufwände, auch die hohe Qualität lässt sich so sicherstellen. Das digitale Mängelmanagement ermöglicht einen sicheren Prozess zur vollständigen Meldung von Gewährleistungsmängeln. Durch die automatisierte Fristen- und Aufgabenverwaltung gehen keine Ansprüche verloren. Zudem erleichtert die grafische Verortung von Mängeln allen Beteiligten die Arbeit. Für CRIM ist es zudem ein hohes Gut, mit mms über die Datenhoheit ihrer Liegenschaften zu verfügen: Endet die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung, verbleiben Informationen und Immobiliendaten bei dem Investmentmanager. Nicht zuletzt profitiert CRIM von den individuellen Anpassungen der Lösung an die eigenen Anforderungen, die die Entwickler auf Wunsch des Unternehmens in enger Abstimmung umsetzten. Dazu gehört unter anderem eine E-Post-Funktion, die dafür sorgt, dass die Information über einen Mangel automatisiert nicht nur per E-Mail, sondern auch auf dem regulären Postweg versendet wird, wenn dies – etwa in der Kommunikation mit einem Bauträger – rechtlich gefordert ist.

Eine Lösung für alles 

Die nächsten Schritte in der erfolgreichen Zusammenarbeit sind bereits abgeschlossen oder in Planung. Ziel der Catella Residential Investment Management ist es, sämtliche technischen Aspekte mittelfristig mit mms abzudecken: ob Wartung, Umbau oder Gewährleistungsmanagement.  Die Verwaltung von Mängeln über sämtliche Phasen des Lebenszyklus einer Immobilie gehört zu den Grundsäulen von mms. So können Mängel bereits in der Bauphase angenommen und administriert werden. Auch bauliche Maßnahmen, wie den Austausch von Heizungen erfasst CRIM in mms, inklusive Budgetverfolgung mit Freigabeprozessen und Rechnungskontrollen, da auch hieraus Gewährleistungsansprüche entstehen können. 

Dank des digitalen Mängelmanagements schafft CRIM deutlich mehr Rechtssicherheit und kann bestehende Ansprüche zuverlässig geltend machen. Die vollständige Transparenz ermöglicht zudem gezielte Optimierungen. mms verschafft so eine erhebliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten. 

Wie das Unternehmen konkret das mobile Mängelmanagement implementierte und seitdem von den Funktionen profitiert, lesen Sie im Referenzbericht.  

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