Catella Residential Investment Management GmbH setzt auf digitales Mängelmanagement mit MMS
Fondsgründungen, Akquisitionen, Fonds- und Asset Management: Catella Residential Investment Management ist eine Tochtergesellschaft der in Stockholm ansässigen Catella Gruppe, und ihr Wohnimmobiliengeschäft umfasst Portfoliomanagement, Akquisitionen und Verkauf sowie Assetmanagement. CRIM verwaltet und berät mehrere Fonds und Mandate mit einem verwalteten Vermögen von über 7 Mrd. Euro in zehn europäischen Ländern. Catella Residential Investment Management hat 2007 seinen ersten europäischen Wohnimmobilienfonds aufgelegt. Darüber hinaus legte CRIM im Jahr 2013 den ersten spezialisierten pan-europäischen Student Housing Fund auf.
Seit Anfang 2022 setzt der Investmentmanager auf die Mängelmanagement-Software mms. Die Verantwortlichen verzeichnen seitdem einen erheblichen Transparenz- und Qualitätsgewinn in der Verwaltung von Mängeln, mehr Rechtssicherheit sowie eine deutliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten. CRIM ist überzeugt von der Lösung und plant, die Nutzung weiter auszubauen. Künftig soll mms sämtliche Business Cases im Unternehmen abbilden.
Ausgangssituation bei der CRIM
CRIM betreut insgesamt rund 125 Objekte in Deutschland und arbeitet dabei mit fünf unterschiedlichen Hausverwaltungen zusammen. Bislang lief das Mängelmanagement ohne zentrale Software ab: Die Verwaltungen griffen zwar teilweise auf ihre jeweilige Einzellösung zurück, doch bestanden hierbei keine Sichtrechte oder Steuerungsmöglichkeiten seitens des Investmentmanagers. Der Prozess der Mängelerfassung gestaltete sich zeitaufwendig und enthielt zahlreiche Medienbrüche: Die Verwalter füllten ein Mangelmeldeprotokoll in Papierform aus, scannten es zusammen mit einem Foto ein und versendeten die Unterlagen als PDF-Datei. Die Administration fand in erster Linie via Tabellenkalkulationsprogram oder E-Mail statt. Detaillierte Informationen wie etwa die exakte Position des Mangels, entsprechendes Bildmaterial, passende Kontaktdaten oder der Bearbeitungsstatus fehlten. Gerade kleinere Mängel wie eine defekte LED-Lampe erreichten CRIM häufig erst gar nicht. Bei wechselnden Zuständigkeiten seitens der Hausverwaltung bestand das Risiko, dass personenbezogenes Wissen verloren ging. Da sämtliche Informationen nur unvollständig vorlagen, gab es zudem kaum Möglichkeiten zur gezielten Optimierung der Prozesse. Die kfh Immobilien Management GmbH, eine für CRIM tätige Hausverwaltung, die bereits erfolgreich auf mms setzte, gab im Herbst 2021 schließlich den Anstoß, auf das digitale Mängelmanagement zu setzen.
Erfüllung höchster Standards und individuelle Anpassung
Entscheidend für die Verantwortlichen der Catella Residential Investment Management war, die Lösung bestmöglich den eigenen Erfordernissen anpassen zu können. Gerade aufgrund der Vielzahl an Objekten, die das Unternehmen betreut, lohnte sich das zusätzliche Investment in erweiterte Funktionen, die gezielt auf die Bedürfnisse der Catella Residential Investment zugeschnitten sind. Die gemeinsame Erarbeitung und Entwicklung weiterer bzw. angepasster Features gestaltete sich produktiv und angenehm. Bei der Einführung von mms im Frühjahr 2022 ging CRIM einen Sonderweg: Das Team von mms legt in enger Abstimmung mit einer externen Rechtsanwaltskanzlei die einzelnen Objekte im System an. Diese Leistung erfolgt im Rahmen der “Managed Services”. Die Kanzlei prüft vorab sämtliche Fristen und Unterlagen wie Patronatserklärungen, Bürgschaftsurkunden, Einträge ins Handelsregister etc. juristisch.
Head of Asset Management: Fabian Duwe
Auf diese Weise stellt CRIM die konstante Qualität der Stammdaten in mms und damit auch größtmögliche Haftungssicherheit her. In enger Zusammenarbeit mit einem internen IT-Sicherheitsexperten prüften die beteiligten Parteien zudem vorab erfolgreich, ob mms höchsten Sicherheitsstandards entspricht. Die Einbindung der Software in die bestehenden Abläufe verlief ebenfalls problemlos: Die Hausverwaltungen freuen sich über die spürbare Arbeitserleichterung bei der Verwaltung von Mängeln.
Sichtbarerer Qualitätsgewinn
Dank mms kann CRIM deutschlandweit und dienstleisterübergreifend Mängel administrieren. Die Software stellt vollständige Transparenz her und ermöglicht, dass alle Beteiligten jederzeit mit dem gleichen Wissensstand arbeiten können, ohne den zeitaufwändigen, zusätzlichen Austausch an Informationen: Alles ist juristisch abgesichert und an einem Ort abrufbar. Auch die Analyse und Auswertung der Daten erfolgt zentral innerhalb der Lösung. Auf diese Weise reduzieren sich nicht nur Aufwände, auch die hohe Qualität lässt sich so sicherstellen. Das digitale Mängelmanagement ermöglicht einen sicheren Prozess zur vollständigen Meldung von Gewährleistungsmängeln. Durch die automatisierte Fristen- und Aufgabenverwaltung gehen keine Ansprüche verloren. Zudem erleichtert die grafische Verortung von Mängeln allen Beteiligten die Arbeit. Für CRIM ist es zudem ein hohes Gut, mit mms über die Datenhoheit ihrer Liegenschaften zu verfügen: Endet die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung, verbleiben Informationen und Immobiliendaten bei dem Investmentmanager. Nicht zuletzt profitiert CRIM von den individuellen Anpassungen der Lösung an die eigenen Anforderungen, die die Entwickler auf Wunsch des Unternehmens in enger Abstimmung umsetzten. Dazu gehört unter anderem eine E-Post-Funktion, die dafür sorgt, dass die Information über einen Mangel automatisiert nicht nur per E-Mail, sondern auch auf dem regulären Postweg versendet wird, wenn dies – etwa in der Kommunikation mit einem Bauträger – rechtlich gefordert ist.
Eine Lösung für alles
Die nächsten Schritte in der erfolgreichen Zusammenarbeit sind bereits abgeschlossen oder in Planung. Ziel der Catella Residential Investment Management ist es, sämtliche technischen Aspekte mittelfristig mit mms abzudecken: ob Wartung, Umbau oder Gewährleistungsmanagement. Die Verwaltung von Mängeln über sämtliche Phasen des Lebenszyklus einer Immobilie gehört zu den Grundsäulen von mms. So können Mängel bereits vor Fertigstellung des Gebäudes angenommen und administriert werden. Auch kleinere bauliche Maßnahmen wie den Austausch von Heizungen erfasst CRIM in mms, da auch hier Gewährleistungsansprüche bestehen. Dieses Jahr hat mms gemeinsam mit Catella Residential Investment Management zudem die Funktion „Budgetplanung“ ergänzt. Auf diese Weise lassen sich einem Objekt konkrete Budgets, etwa zur energetischen Sanierung, zuweisen. Hier können die Hausverwaltungen bzw. technischen Dienstleister sämtliche Unterlagen wie Angebote oder Beauftragungen hinterlegen und auch die Dokumentation der Maßnahme verfolgen. So lassen sich unter anderem Gewährleistungsfristen auf den Tag genau festlegen. Damit Ansprüche nicht verfallen, sind regelmäßige Wartungen erforderlich – auch an diese soll mms demnächst mithilfe eines Wartungskalenders die Verantwortlichen erinnern und die Durchführung dokumentieren. Geplant ist, dass künftig weit über 100 Nutzer mms verwenden.
Fazit
Dank des digitalen Mängelmanagements schafft CRIM deutlich mehr Rechtssicherheit und kann bestehende Ansprüche zuverlässig geltend machen. Die vollständige Transparenz ermöglicht zudem gezielte Optimierungen. Nicht zuletzt verschafft mms eine erhebliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten.