10.09.2025 | Groß-Bieberau

Betreiberpflichten zuverlässig erfüllen: Sachverständigenprüfung und Wartung mit MMS

Ab sofort lassen sich Sachverständigenprüfungen und Wartungen bequem, transparent und rechtlich gesichert direkt in MMS verwalten. Das neue Feature der Mängelmanagement-Software erfasst und verfolgt Fristen, Dokumentationen sowie die Bearbeitung der festgestellten Mängel. Das Tool sorgt so für eine zuverlässige Erfüllung von Betreiberpflichten.

Ein System für alle(s)

„Die Integration von Sachverständigenprüfungen und Wartungsintervallen in MMS ist nur folgerichtig. Schließlich ergeben sich aus diesen regelmäßigen Aufgaben nicht nur zu verfolgende Mängel. Weiterhin ist die Verfolgung der Mängel essenziell, da bei nicht durchgeführter Wartung Gewährleistungsansprüche verloren gehen. Als Asset Manager oder Eigentümer erfolgt der Blick in MMS ohnehin, um andere Informationen zur Mängelverwaltung, während Bau, Gewährleistung und Betrieb zu erhalten oder um Investitionen zu planen und Budgets zu verfolgen“, sagt Stefan Schaffner, CEO der MMS-Schmiede ProFM Facility & Project Management GmbH.

Auf der sicheren Seite

Immobilieneigentümer und Betreiber sind gesetzlich verpflichtet, regelmäßige Sachverständigenprüfungen und Wartungen fristgerecht durchzuführen und zu dokumentieren. Eine unzureichende Erfüllung dieser Betreiberpflichten kann finanzielle Nachteile mit sich bringen und sogar rechtliche Konsequenzen haben. Denn nur wenn alle erforderlichen Wartungen fristgerecht erledigt und alle festgestellten Sachverständigenmängel nachweislich beseitigt wurden, behalten Gewährleistungsansprüche ihre Gültigkeit. Kommt es gar zu einem Personenschaden, muss der Betreiber ebenfalls nachweisen, dass er seiner Verantwortung im Bereich Prüfung und Wartung zuverlässig nachgekommen ist, um Haftungsrisiken zu minimieren.

Einfache Integration

Grundsätzlich lassen sich Informationen zu Sachverständigenprüfungen und Wartung auf drei Wegen in die Software einbinden:

Via CAFM-Tool: MMS dockt an das bestehende System an, in dem Wartungsverträge und -rhythmen erfasst sind und erstellt auf dieser Basis ein Wartungsticket. Dieses kann nur durch das Rückladen des Erledigungsprotokolls abgeschlossen werden. Bei der Sachverständigenprüfung liest das System das Prüfprotokoll ein, extrahiert KI-gestützt die Mängel und verknüpft sie mit der entsprechenden Prüfung sowie dem Protokoll. Erst wenn alle entdeckten Mängel abgearbeitet sind, lässt sich der Prozess im System schließen. Facility Manager erhalten so einen vollständen Überblick aller zu erledigenden Aufgaben und können sie nun Schritt für Schritt abarbeiten.
Direkte Anbindung an Sachverständigen-Tools: Es ist möglich, Systeme von Prüfstellen wie dem TÜV via API in MMS einzubinden und so eine direkte Interaktion zu ermöglichen.
Im Zusammenspiel mit der HouseMeister-App von SEDOMO: Die Anwendung ermöglicht eine vollständige Erfassung der Immobilie mit allen bestehenden Anlagen in das System. Dank einer Kooperation von SEDOMO mit TÜV Nord, liegen MMS-Nutzern alle erforderlichen Wartungs- und Prüfungsvorschriften mit konkreten Handlungsanweisungen vor.
Manuell: Aber auch ohne gekoppeltes CAFM-System lassen sich Sachverständigenprüfungen und Wartungen mit MMS tracken: Die Anwender können selbstständig Anlagen oder Anlagenbestandteile erfassen, einen Wartungsvertrag einpflegen und einen Prüfrhythmus festlegen.

Transparente Prozesse für alle Akteure

„In MMS erhalten alle Beteiligten immer einen Echtzeiteinblick in den jeweiligen Stand der Wartungen und Sachverständigenprüfungen sowie der festgestellten Mängel. Das System stellt sicher, dass alle erforderlichen Aufgaben erledigt werden und sichert so sowohl Facility Manager als auch Betreiber und Eigentümer maximal ab. Da die Verwaltung direkt innerhalb der Lösung erfolgt, reduzieren wir Medienbrüche und damit mögliche Fehlerquellen. Insgesamt sorgen wir für einen effizienten, transparenten und rechtskonformen Prozess“, fasst Stefan Schaffner zusammen.

Erweiterungen der neuen Funktion sind bereits in Planung. So arbeitet das MMS-Team bereits an einer KI-basierten Qualitätskontrolle der Dokumentation.

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